Entsendung polnischer Fachkräfte: Der rechtlich korrekte Ablauf für deutsche Auftraggeber

Polnische Fachkräfte auf deutschen Baustellen sind längst Alltag. Ob als Mitarbeiter eines polnischen Subunternehmers, im Rahmen eines Werkvertrags oder direkt beim deutschen Unternehmen angestellt: Die Zusammenarbeit funktioniert in der Praxis gut, solange der rechtliche Rahmen stimmt. Genau dort liegt das Problem. Viele Auftraggeber verlassen sich darauf, dass der polnische Partner seine Hausaufgaben macht, und übersehen dabei, dass sie selbst in der Haftung stehen können, wenn etwas schiefläuft.

Dieser Artikel erklärt den rechtlich korrekten Ablauf der Entsendung polnischer Fachkräfte nach Deutschland, von der gesetzlichen Grundlage über die konkreten Pflichten des Auftraggebers bis hin zu den häufigsten Fehlerquellen. Am Ende erhalten Sie eine klare Entscheidungsgrundlage, wann Entsendung sinnvoll ist und wann die Direktanstellung die bessere Wahl darstellt.

Was bedeutet Entsendung im Sinne des deutschen Rechts?

Eine Entsendung liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer für einen begrenzten Zeitraum in einem anderen EU-Mitgliedstaat arbeitet, während sein Arbeitsverhältnis mit dem entsendenden Unternehmen im Herkunftsland fortbesteht. Der entscheidende Punkt: Die Entsendung ist vorübergehend. Der Arbeitnehmer kehrt nach Abschluss der Arbeiten in der Regel in sein Heimatland zurück.

Die rechtliche Grundlage in Deutschland bildet das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG), das die EU-Entsenderichtlinie 96/71/EG (geändert durch die Richtlinie (EU) 2018/957) in nationales Recht umsetzt. Ergänzt wird es durch das Mindestlohngesetz (MiLoG), dessen Mindestlohn auch für entsandte Arbeitnehmer gilt. Diese Gesetze regeln, welche deutschen Arbeitsbedingungen auch für entsandte Arbeitnehmer aus dem EU-Ausland gelten, unabhängig davon, welches Recht der Arbeitsvertrag vorsieht. Wo die Grenze zur Arbeitnehmerüberlassung verläuft, regelt das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG).

Für polnische Fachkräfte gilt als EU-Bürger volle Arbeitnehmerfreizügigkeit: kein Visum, keine Arbeitserlaubnis. Was viele unterschätzen: Bei einer Entsendung von voraussichtlich bis zu 24 Monaten bleiben die Arbeitnehmer nach Art. 12 der EU-Verordnung 883/2004 in der Regel in Polen sozialversichert. Nachgewiesen wird das durch die A1-Bescheinigung, die der polnische Arbeitgeber bei der polnischen Sozialversicherungsanstalt ZUS beantragt. Sie sollte bei Kontrollen vorgelegt werden können.

Ein häufiges Missverständnis: Entsendung ist nicht dasselbe wie Arbeitnehmerüberlassung. Bei der Entsendung bleibt der Arbeitnehmer in die Organisation seines polnischen Arbeitgebers eingebunden und erbringt eine vertraglich definierte Leistung. Wer dagegen polnische Arbeitskräfte in seine eigene Arbeitsorganisation eingliedert und ihnen direkt Weisungen erteilt, betreibt faktisch Arbeitnehmerüberlassung, mit ganz anderen rechtlichen Konsequenzen.

Welche Pflichten gelten für den deutschen Auftraggeber?

Viele Auftraggeber gehen davon aus, dass die Compliance-Pflichten allein beim polnischen Entsendebetrieb liegen. Das ist ein Irrtum. Das deutsche Recht sieht für Unternehmen, die Werk- oder Dienstleistungen weitervergeben, eine verschuldensunabhängige Haftung vor, die sich auf die gesamte Nachunternehmerkette erstreckt.

Konkret bedeutet das: Zahlt der polnische Nachunternehmer seinen Arbeitnehmern nicht das vorgeschriebene Mindestentgelt, haftet ein Unternehmer, der ihn beauftragt hat, nach § 14 AEntG – für den gesetzlichen Mindestlohn in Verbindung mit § 13 MiLoG – wie ein Bürge, der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat. Er kann also direkt in Anspruch genommen werden. Die Haftung umfasst auch die Beiträge an gemeinsame Einrichtungen der Tarifvertragsparteien wie SOKA-BAU. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts trifft sie Unternehmer, die eigene Bauaufträge weitergeben, etwa Generalunternehmer – nicht dagegen den reinen Bauherrn.

Die wichtigsten Pflichten und Prüfpunkte im Überblick:

• Mindestlohn: Seit 1. Januar 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 13,90 Euro brutto pro Stunde. Er ist auch von Entsendebetrieben einzuhalten. Einen allgemeinverbindlichen Branchenmindestlohn im Bauhauptgewerbe gibt es seit 2022 nicht mehr.
• Bauabzugsteuer: Liegt keine gültige Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG vor, muss der Leistungsempfänger 15 Prozent der Gegenleistung (einschließlich Umsatzsteuer) einbehalten und an das Finanzamt abführen, sofern die Bagatellgrenze von 5.000 Euro im Jahr überschritten wird. Die Gültigkeit einer Freistellungsbescheinigung lässt sich laut Bundeszentralamt für Steuern kostenlos im EIBE-Portal prüfen.
• SOKA-BAU: Ausländische Baubetriebe nehmen in der Regel am Urlaubskassenverfahren der SOKA-BAU teil und müssen dort Meldungen abgeben und Beiträge zahlen, sofern sie nicht nachweislich an ein vergleichbares Verfahren im Heimatland angeschlossen sind. Werden die Beiträge nicht gezahlt, kann der beauftragende Unternehmer nach § 14 AEntG in Anspruch genommen werden.
• Dokumentenpflicht: Der Entsendebetrieb muss die erforderlichen Unterlagen, darunter Arbeitsverträge, Arbeitszeitnachweise und Lohnnachweise, im Inland und in deutscher Sprache bereithalten – bei Bauleistungen auf Verlangen der Prüfbehörden auch auf der Baustelle.

Kurz gesagt: Wer als Unternehmer einen polnischen Subunternehmer beauftragt, trägt Mitverantwortung für dessen Compliance. Das ist kein Ermessen, sondern gesetzlich geregelt.

Der korrekte Ablauf einer Entsendung Schritt für Schritt

Eine rechtlich saubere Entsendung polnischer Fachkräfte nach Deutschland folgt einem klaren Ablauf. Wer diesen Prozess kennt, vermeidet die häufigsten Fehler und ist bei Kontrollen des Zolls besser vorbereitet.

Schritt 1: Entsendungsvoraussetzungen prüfen

Vor Beginn der Arbeiten sollte nachvollziehbar dokumentiert sein, dass die Entsendung vorübergehenden Charakter hat und eine Rückkehr nach Polen geplant ist. In der Praxis werden Dauer, Einsatzort und Zweck häufig in einer Zusatzvereinbarung zum bestehenden Arbeitsvertrag festgehalten. Das ist die Grundlage für die sozialversicherungsrechtliche Einordnung.

Schritt 2: A1-Bescheinigung beantragen

Der polnische Arbeitgeber beantragt die A1-Bescheinigung beim polnischen Sozialversicherungsträger ZUS. Die Beantragung sollte so früh wie möglich erfolgen, damit die Bescheinigung bei Arbeitsbeginn vorliegt. Fehlt der Nachweis, kann die Versicherungspflicht in Polen nicht belegt werden – im ungünstigsten Fall wird deutsches Sozialversicherungsrecht angenommen, mit möglichen Beitragsnachforderungen.

Schritt 3: Anmeldung beim Zoll

Der polnische Arbeitgeber meldet die Entsendung vor Beginn jeder Werk- oder Dienstleistung über das Meldeportal-Mindestlohn des Zolls an, und zwar für jeden Einsatzort. Die Anmeldung enthält unter anderem die Personalien der entsandten Arbeitnehmer, Beginn, voraussichtliche Dauer und Ort der Beschäftigung, die Branche, einen verantwortlich Handelnden sowie einen Zustellungsbevollmächtigten in Deutschland. Änderungen sind unverzüglich zu melden.

Schritt 4: Unterlagen bereithalten

Für die entsandten Arbeitnehmer sollten folgende Unterlagen in deutscher Sprache verfügbar sein, damit sie bei einer Kontrolle auf Verlangen auch auf der Baustelle vorgelegt werden können:

• Arbeitsvertrag bzw. Nachweise über die wesentlichen Arbeitsbedingungen
• Arbeitszeitnachweise
• Lohnabrechnungen und Nachweise über die Lohnzahlung
• A1-Bescheinigung
• Kopie der Zollanmeldung

Unabhängig davon müssen Beschäftigte im Baugewerbe nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz ihren Personalausweis oder Reisepass mitführen.

Schritt 5: Freistellungsbescheinigung prüfen

Vor der ersten Zahlung an den polnischen Subunternehmer prüft der deutsche Auftraggeber, ob eine gültige Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG vorliegt. Fehlt sie, muss er 15 Prozent der Gegenleistung einbehalten und abführen. Diese Prüfung ist keine Formalität: Unterbleibt der Abzug, haftet der Leistungsempfänger für den nicht abgeführten Betrag.

Schritt 6: SOKA-BAU-Teilnahme klären

Der polnische Betrieb muss klären, ob er am Urlaubskassenverfahren der SOKA-BAU teilnimmt, und gegebenenfalls Meldungen abgeben und Beiträge zahlen. Der Auftraggeber sollte sich vor der Auftragserteilung einen Nachweis vorlegen lassen.

Schritt 7: Arbeitszeitdokumentation führen

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten auf die Arbeitsleistung folgenden Kalendertags aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 19 AEntG, § 17 MiLoG). Diese Aufzeichnungen sind bei Zollkontrollen regelmäßig Prüfgegenstand.

Typische Fehler und wie sie Bauprojekte gefährden

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls legt einen besonderen Fokus auf das Baugewerbe und führt regelmäßig bundesweite Schwerpunktprüfungen durch. Wer die folgenden Fehler macht, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern im schlimmsten Fall den Ausschluss von öffentlichen Aufträgen.

Fehlende A1-Bescheinigung: Ohne A1 kann der Entsendebetrieb nicht nachweisen, dass seine Mitarbeiter in Polen sozialversichert sind. Die Folge können Prüfungen der Deutschen Rentenversicherung und Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen sein. Die Bescheinigung sollte deshalb vor Arbeitsbeginn vorliegen und bei Kontrollen vorgelegt werden können.

Scheinwerkvertrag (verdeckte Arbeitnehmerüberlassung): Wer polnische Arbeitnehmer in seine eigene Arbeitsorganisation eingliedert, ihnen Weisungen erteilt und ihre Arbeitszeit bestimmt, betreibt faktisch Arbeitnehmerüberlassung, auch wenn der Vertrag als Werkvertrag bezeichnet ist. Im Baugewerbe ist die Abgrenzung besonders kritisch. Ein echter Werkvertrag setzt voraus, dass der polnische Auftragnehmer wirtschaftlich selbstständig für das Gelingen eines definierten Ergebnisses einsteht.

Arbeitnehmerüberlassung im Baugewerbe: Die Überlassung in Betriebe des Baugewerbes für Arbeiten, die üblicherweise von Arbeitern verrichtet werden, ist nach § 1b AÜG grundsätzlich unzulässig; Ausnahmen gelten nur in engen Grenzen. Für polnische Bauarbeiter kommen in der Praxis daher vor allem zwei Modelle infrage: Direktanstellung oder echter Werkvertrag mit Entsendung.

Fehlende oder verspätete Zollanmeldung: Die Anmeldung muss vor Arbeitsbeginn erfolgen. Eine nachträgliche Meldung schützt nicht vor Sanktionen; Verstöße gegen die Meldepflicht können laut Zoll mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro geahndet werden.

Unterschreitung des Mindestlohns: Die Nichtzahlung des Mindestlohns kann mit Bußgeldern bis zu 500.000 Euro geahndet werden. Als beauftragender Unternehmer haften Sie zudem verschuldensunabhängig für den Lohn. Wer den Auftrag an den günstigsten Bieter vergibt, ohne die Kalkulation zu hinterfragen, trägt ein erhebliches Haftungsrisiko.

Die Konsequenzen gehen über Bußgelder hinaus: Wer mit einer Geldbuße von mindestens 2.500 Euro belegt wird, kann zeitweise von öffentlichen Aufträgen ausgeschlossen werden. Bei Straftaten wie dem Vorenthalten von Sozialversicherungsbeiträgen (§ 266a StGB) drohen zudem Geld- oder Freiheitsstrafen.

Entsendung oder Direktanstellung – was passt wann?

Aufbauend auf dem Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen stellt sich die strategische Frage: Wann ist die Entsendung über einen polnischen Betrieb die richtige Lösung, und wann ist die direkte Anstellung polnischer Fachkräfte sinnvoller? Beide Modelle haben klare Stärken und Grenzen.

Der Fachkräftemangel im deutschen Baugewerbe ist real: Laut DIHK-Fachkräftereport 2025/2026 berichtet fast jedes zweite Unternehmen der Bauwirtschaft (49 Prozent) über Stellenbesetzungsprobleme. Polnische Fachkräfte sind eine bewährte Antwort auf diesen Engpass, aber das richtige Modell hängt vom konkreten Bedarf ab.

Wann Entsendung sinnvoll ist

Die Entsendung über einen polnischen Subunternehmer eignet sich vor allem für klar abgegrenzte Projektphasen mit definiertem Leistungsumfang. Die Vorteile:

• Oft schnelle Verfügbarkeit eingespielter Teams
• Der polnische Betrieb ist Arbeitgeber und führt Lohn und Sozialabgaben ab
• Flexibel bei Auftragsspitzen ohne langfristige Personalbindung
• Kein eigener Verwaltungsaufwand für Lohnabrechnung

Der Nachteil: Der Auftraggeber darf dem Personal keine direkten Weisungen erteilen, hat weniger Einfluss auf die eingesetzten Personen und trägt trotzdem erhebliche Haftungsrisiken, wenn der Subunternehmer seine Pflichten nicht erfüllt.

Wann die Direktanstellung die bessere Wahl ist

Wer polnische Fachkräfte dauerhaft in sein Team integrieren will, fährt mit der Direktanstellung besser. Die Fachkraft erhält einen deutschen Arbeitsvertrag, ist in Deutschland sozialversicherungspflichtig, und Sie haben als Arbeitgeber direkte Weisungsbefugnis. Die Integration ins Team ist enger, die langfristige Bindung höher.

• Volle Kontrolle über Einsatz und Qualifikation
• Langfristige Mitarbeiterbindung möglich
• Keine A1-Bescheinigung und keine Zollanmeldung als Entsendung erforderlich
• Keine Haftung für die Lohnzahlung eines Nachunternehmers

Dafür liegen die normalen Arbeitgeberpflichten bei Ihnen: Anmeldung zur Sozialversicherung, Lohnabrechnung nach deutschem Recht und Kündigungsschutz.

Die Entscheidung hängt letztlich von drei Faktoren ab: Wie lange wird die Fachkraft gebraucht? Wie eng soll sie in die eigene Arbeitsorganisation eingebunden sein? Und welchen Verwaltungsaufwand ist das Unternehmen bereit zu tragen? Wer diese Fragen klar beantwortet, trifft die richtige Wahl, rechtlich sauber und wirtschaftlich sinnvoll.

Wie Riverstate Sie bei der Gewinnung polnischer Fachkräfte unterstützt

Wer polnische Fachkräfte langfristig im eigenen Team haben möchte, umgeht mit der Direktanstellung viele der oben beschriebenen Entsende- und Haftungsfragen. Genau darauf ist unser EU-Recruiting ausgerichtet: Wir vermitteln polnische Fachkräfte ausschließlich in eine Direktanstellung bei Ihrem Unternehmen – einzeln oder als eingespielte Kolonne. Entsendungen, Werkverträge, Subunternehmer oder Arbeitnehmerüberlassung vermitteln wir nicht.

Was wir konkret leisten:

• Eigenes Team in Polen: Unsere Recruiter:innen an unserem Standort in Polen sprechen Fachkräfte aktiv an und führen die Erstgespräche auf Polnisch. Sind Deutschkenntnisse für die Stelle nötig, prüfen wir sie bereits im ersten Gespräch.
• Qualifikationsprüfung vor der Vorstellung: Je nach Position prüfen wir Zeugnisse und Zertifikate, Referenzen, Fotos bereits ausgeführter Arbeiten oder einen praktischen Fachtest, bei Schweißern zum Beispiel eine Schweißprobe.
• Typische Positionen: Tiefbaufacharbeiter, Pflasterer, Baumaschinenführer, Vorarbeiter und Elektriker.
• Zeitrahmen: Eine Besetzung ist in der Regel in ca. 4 Wochen möglich.
• Branchenfokus: Seit über zehn Jahren arbeiten wir ausschließlich für Unternehmen aus Bau, Infrastruktur und Industrie.

Sprechen Sie mit uns über Ihren konkreten Personalbedarf. Wir analysieren den Kandidatenmarkt für Ihre offenen Positionen und zeigen Ihnen, welche Fachkräfte realistisch infrage kommen. Nehmen Sie unverbindlich Kontakt auf.

Hinweis: Dieser Beitrag bietet einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.